EMPRESAS FAMILIARES Y FRAUDE
Por C.P.C. Ernesto Castañeda Merino
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¿Está usted seguro de que en su empresa familiar no están sucediendo o han sucedido fraudes de los que quizá no se ha enterado?
¿Puede poner las manos al fuego por cada uno de sus colaboradores?
¿Confía plenamente en los familiares que laboran dentro de la empresa familiar?
¿Piensa que usted está exento de que le cometan un fraude?
¿Está usted seguro de que sus resultados no están disminuidos por pequeños o grandes fraudes?
En un fraude no sólo verá afectado su patrimonio, sino el de muchos inocentes más, ¿usted ubica a alguno de éstos?
¿Ha cuantificado lo que podría lograr con mayor supervisión?
¿Piensa que la supervisión es cara?
¿Conoce a cuánto ascienden los pequeños fraudes que sufre en el día a día?
¿Usted cree que los fraudes sólo se hacen a través de dinero?
¿Ha pensado que su reputación como hombre de negocios y el buen nombre dentro de su familia pudiera estar en riesgo
por algún fraude que se esté cometiendo en su empresa familiar?
¿Alguna vez podría verse involucrado directa o indirectamente en actividades ilícitas?
¿Ha escuchado o conoce familias desintegradas por fraudes cometidos por miembros del propio núcleo familiar?
¿Conoce alguna familia en que un hijo o hermano ha defraudado a su padre o a otros hermanos?
La relación entre el líder y el resto de los miembros del núcleo familiar, ¿lo hace exento de sufrir un fraude?
¿Los principales funcionarios en una empresa familiar son tan leales que nunca han cometido o cometerán fraude en alguna empresa familiar?
En una relación laboral se establecen ciertos vínculos en que algunos individuos se sienten con derecho a una participación mayor de los resultados de la empresa familiar.
Cuando un funcionario ha cubierto sus necesidades económicas puede sentir la necesidad de correr el riesgo en un proceso de fraude.
Los fraudes siempre han existido, y los procesos de control no son infalibles, por lo tanto se debe estar atento a cualquier síntoma que indique su presencia, aun en los círculos más cercanos dentro del núcleo familiar y así nos lo ha demostrado la experiencia.
Un proceso de fraude puede originarse por accidente, al llevar a cabo una operación interna o con una parte externa de la empresa familiar como son los clientes, los proveedores de mercancía y principalmente los de servicios, ya que en algunas ocasiones es difícil seguir la huella de lo que realmente sucedió.
Los avances tecnológicos y el incremento en el volumen de las operaciones de una empresa familiar van haciendo más complicado detectar un fraude con la debida oportunidad.
Establecer parámetros de los resultados que se espera obtener por cada operación en un plazo determinado, permite la posibilidad de detección temprana de alguna desviación.
La oportunidad y el uso adecuado de la información que se genera a través de los procesos internos de control facilitan monitorear y detectar cualquier desviación intencional.
El permitir que la información generada por estos procesos no se presente en forma oportuna, ni se analice adecuadamente facilita en muy alto grado la realización cada vez con mayor frecuencia y monto de un fraude.
No darle importancia a los procesos de control y al incumplimiento de resultados esperados, se paga muy caro y generalmente cuando se conoce el daño, éste es irreparable.
En un inicio las operaciones que generan las empresas familiares habitualmente son fáciles de controlar, sin embargo se van complicando conforme crecen en número e importancia.
El contacto con otros factores de producción y operación y las condiciones económicas existentes en el ámbito en que se desenvuelva, irán necesariamente complicando su control.
El no establecer los correctivos necesarios con la suficiente anticipación limita substancialmente el crecimiento y la permanencia de la empresa familiar.
Algunas operaciones que las empresas familiares se ven forzadas a realizar y que no corresponden a sus operaciones ordinarias por presiones del entorno económico o, en algunos casos, familiares, puede dar origen a que algunos funcionarios internos que lleguen a enterarse se sientan con derecho a lograr algún beneficio de la misma, por lo que siempre es importante en su caso, que estas operaciones no se realicen o queden evidenciadas formando parte de las operaciones de la empresa familiar.
Erróneamente se piensa que los fraudes sólo se presentan en organizaciones muy grandes y que rara vez se sufren en un ambiente de cordialidad y armonía como son las empresas familiares.
Los fraudes se presentan en una empresa familiar con el mismo impacto desagradable que en las demás organizaciones.
Existe la creencia de que los fraudes son inevitables y que los cometen personas con necesidades económicas, o de baja
preparación profesional y sin valores morales, lo cual no es necesariamente cierto.
También se cree que con tantos avances tecnológicos, cada vez es más difícil su realización, que se requiere la participación de varias personas clave para que se asocien en la realización de un fraude, por lo que no es fácil que llegue a suceder en una empresa familiar.
Es particularmente incómodo cuando se presenta un fraude en una empresa familiar, ya que afecta en forma importante
la armonía y unión de los miembros. Sin embargo, cuando los sistemas de control no son lo suficientemente estrictos, el
pequeño abuso en forma esporádica por parte de algún miembro del núcleo familiar que labora para la empresa, se va haciendo más frecuente y por montos de mayor importancia.
Se piensa que los fraudes los realizan los empleados más necesitados, sin embargo la experiencia nos indica que a mayor grado de preparación y nivel socioeconómico mayor incidencia de fraude.
En ocasiones, el que determinados socios o funcionarios tengan el suficiente poder de decisión dentro de las empresas familiares facilita el girar instrucciones que no son debidamente analizadas por los niveles ejecutivos dentro de la empresa familiar y se pueden presentar operaciones que no proporcionan ningún valor a los resultados, y que por el contrario absorben recursos en forma innecesaria. Por ello, la supervisión estrecha de cada área productiva en conjunto con el logro de resultados y en relación con los recursos de que dispone, deben ser periódica y oportunamente analizados y cuestionados, lo que evitará muchos dolores de cabeza.El objetivo primordial cuando se planea la creación de una empresa familiar, es el de beneficiar la armonía y unión familiar, por lo que no se puede abandonar este principio a través de controles internos contables y de sistemas que no son supervisados correctamente por personal distinto de todos aquellos que inician, procesan y terminan una actividad dentro de la misma.
Cuando el líder comparte con otros miembros del núcleo familiar la responsabilidad de conservar la unión y armonía, éstos a su vez están confiados en que el nombre de la familia está creando un prestigio importante para las nuevas generaciones y que el líder al momento de su retiro no requerirá, ni dependerá, de los recursos que la empresa familiar genere a través de sus resultados.
Así es como el líder adquiere la obligación moral de contar con los suficientes recursos que le cubran razonablemente sus necesidades económicas al momento de su retiro, para poder permitir que su sucesor y las siguientes generaciones tomen sus propias decisiones y riesgos sin tener que soportar una supervisión formal por parte del líder retirado. A su vez el nuevo líder deberá prepararse para que al momento de su propio retiro se hayan dado las condiciones para seguir el mismo proceso del líder original y poder enfrentar su propia sucesión sin necesidad de requerir de soporte económico posterior.
Cuando el liderazgo, la propiedad y la responsabilidad moral se comparten entre varios socios miembros de un mismo núcleo familiar, el concepto de mantener y supervisar cuidadosamente los procesos de control interno contable es sumamente importante y forman el punto sólido de las relaciones entre socios en el núcleo familiar.
Cuando existen varios socios, no se puede subestimar la necesaria comprobación de que las instrucciones que se dictan son llevadas a cabo en una forma precisa y oportuna, de tal manera que cualquier desviación sea inmediatamente detectada para efectuar las medidas correctivas y asegurarnos de que no se volverá a repetir; ya que si esto sucede es un punto de atención sumamente delicado.
Todas y cada una de las desviaciones al control interno que se vayan conociendo dentro del desarrollo de periodos de operación previamente definidos, deben ser ampliamente informadas y explicar sus causas, efectos y medidas correctivas correspondientes, evitando que se repitan.
Esto requiere una disciplina estricta, que favorece la permanencia de la empresa familiar por varias generaciones.
Una empresa que no da importancia a sus controles internos y que no tiene un criterio de continua mejora de los mismos, no puede considerarse preocupada por su permanencia a largo plazo.La regla de oro de los sistemas de control interno es que nadie inicie y termine una misma operación sin haber estado sujeto a una segregación de funciones y a una supervisión estricta sobre cada proceso administrativo y operativo.
En ocasiones cuando un fraude se conoce, se trata de ocultarlo al resto de la organización para no crear la sensación de
que falta control o capacidad de supervisión por parte de la administración.
En algunas empresas familiares se desarrolla la creencia de que la empresa familiar existe o está obligada a cubrir todas las necesidades económicas del líder, aun cuando algunas de éstas no guarden relación con las actividades productivas de la empresa familiar, como pueden ser gastos personales o de su familia directa en relación con colegiaturas de los hijos, sus autos, los gastos por accesorios lujosos o mantenimiento honeroso o reparaciones importantes de estos autos, viajes, seguros, gastos de mantenimiento o reparaciones de otras propiedades. Esto origina malestar en caso de existir otros socios o inclusive con los funcionarios de la empresa familiar por considerar un abuso y falta de responsabilidad para con los resultados reales de su esfuerzo colectivo, afectando directamente la medición de su esfuerzo y en consecuencia en su remuneración.
El hecho de que se presente esta situación crea un ambiente propicio para que otros funcionarios se sientan agredidos por no tener acceso a las mismas ventajas y generalmente buscarán la manera de obtenerlas aun a escondidas de la dirección de la empresa familiar.
El que los funcionarios en algunas ocasiones convivan con los integrantes del núcleo familiar extendido les crea necesidades o les despierta envidia de estilos de vida que no conocen y que no habrían necesitado, como es el caso de modelos de autos, relojes, ropa y accesorios de marca, lugares lujosos para comer, estilos de bebidas alcohólicas fuera de su gusto personal, pero que les brindan un status que les hace sentirse más seguros y aceptados en el medio profesional y social en que se desenvuelven.
Por ello, es recomendable tratar de mantener una relación no demasiado estrecha entre los funcionarios de la empresa familiar y los miembros del núcleo familiar, no porque no sean iguales o porque no se puedan llegar a establecer relaciones personales beneficiosas, sino porque obliga a vigilar que las necesidades económicas de los funcionarios se mantengan dentro del rango que les permite el ingreso que perciben de la empresa familiar.
La diferencia de capacidades económicas entre los funcionarios y los miembros del núcleo familiar puede llegar a originar necesidades e inquietudes de insatisfacción con el desenvolvimiento profesional de los funcionarios.
El malestar general que esto llega a ocasionar, definitivamente no es nada sano para el desarrollo de las empresas familiares, por lo que se debe estar atento a los primeros indicios para tomar las medidas necesarias y atenderlo lo antes
posible, en los mejores términos para ambas partes.
El C.P.C. Ernesto Castañeda Merino es Socio de auditoría de BDO
Castillo Miranda, oficina Ciudad de México.
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