L.C.P. Didier García Maldonado
Miembro de la Comisión Representativa
del IMCP ante Organismos de Seguridad Social
INTRODUCCIÓN
Con el desarrollo del presente tema se pretende analizar las implicaciones que tiene el sector patronal al optar por dar cumplimiento a sus obligaciones a través de los Medios Electrónicos y Digitales (MED), tanto en el aspecto administrativo como en el de certeza jurídica.
Los medios electrónicos de comunicación en el mundo datan de 1969; su uso se multiplicó gracias a Internet, pero fue hasta en 1990 cuando su aplicación se extendió con fines comerciales; en el año 2000, 4% de la población mundial era usuaria de Internet, mientras que en 2010 el porcentaje se incrementó a un poco más de 28%. En nuestro país, según
datos del último censo de población y vivienda del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) y de la Asociación Mexicana de la Industria Publicitaria y Comercial en Internet (AMIPCI), 29% de la población total son usuarios de Internet.
Derivado de la generalización del uso del Internet en nuestro país y la oportunidad que representa como una nueva forma de hacer negocios se hizo necesaria su legislación, con el fin de establecer reglas que permitieran salvaguardar el derecho de los usuarios y evitar abusos en la medida de lo posible
En materia fiscal el Servicio de Administración Tributaria (SAT) fue el pionero al emplear los MED como un medio para el cumplimiento de obligaciones, más tarde se sumaron a esta práctica el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
El principal objetivo de este artículo es abordar de una forma ordenada el análisis de la legislación vigente en materia de obligaciones patronales susceptibles de presentarse a través de los MED ante el IMSS e INFONAVIT para determinar las implicaciones que tiene el sector patronal al optar por este medio. Con esta finalidad empezaré por abordar los antecedentes, luego analizaré las definiciones de las diferentes terminologías aplicadas en la materia, después abordaré los medios para el cumplimiento de obligaciones patronales y para concluir comentaré algunas de las principales ventajas y áreas de oportunidad que representa el uso de los MED.
ANTECEDENTES
Con el fin de simplificar los procesos administrativos en el cumplimiento de las obligaciones patronales, en julio de 1997, el IMSS permite el uso de los medios electrónicos; no obstante, lo anterior fue con las reformas a la Ley de Seguro Social (LSS) del 20 de diciembre de 2001 cuando se logra dar certeza jurídica en el uso de los medios electrónicos tanto para los patrones como para el IMSS.
Con el afán de buscar la consolidación regulatoria del uso de los medios electrónicos, el 22 de octubre de 2003 el H. Consejo Técnico del Instituto Mexicano del Seguro Social emitió el acuerdo número 390/2003, los lineamientos para la asignación del Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), el cual a la postre sería sustituido por el acuerdo 43/2004 publicado el 3 de marzo de 2004.
Por lo que respecta al INFONAVIT encontramos que, debido al convenio de colaboración que tiene con el IMSS, el uso de los medios electrónicos para el cumplimiento de obligaciones patronales le aplicó de forma automática al ser establecidos por el IMSS; no obstante lo anterior, el INFONAVIT de manera independiente lanzó en septiembre de 2002
un ambicioso programa que por un lapso aproximado de tres años permitió, de forma exitosa, la aclaración de los requerimientos por medios electrónicos (ACLARANET).
CONCEPTOS BÁSICOS
La mayor parte de las definiciones de los conceptos técnicos que se requieren para la mejor comprensión del presente tema los encontraremos en el Acuerdo del H. Consejo Técnico del IMSS 43/2004; a continuación, abordaré algunos de estos conceptos:
a) Actuaciones Electrónicas: Las notificaciones, citatorios, emplazamientos, requerimientos, solicitudes de informes o documentos y las resoluciones administrativas que emita por medios electrónicos el Instituto Mexicano del Seguro
Social.
b) Acuse de Recibo Electrónico: La constancia electrónica no repudiable que emite y almacena el Instituto Mexicano del Seguro Social a través de un Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica, para acreditar la fecha y hora de recepción de una promoción o solicitud enviada por un particular a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto ópticos o de cualquier otra naturaleza, misma que servirá como medio de prueba en caso de controversia.
c) Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE): Es la clave de acceso y autenticación requerida por los sistemas electrónicos del Instituto a los patrones o sujetos obligados, asociada a un registro patronal y certificado digital.
d) Sistema de Identificación Electrónica de Tecnología Criptográfica (SIETC): El conjunto de aplicaciones informáticas e infraestructura de cómputo destinadas y utilizadas por el Instituto Mexicano del Seguro Social, que permite la ejecución de sus procesos de administración, control y gestión de certificados digitales y uso de los mismos.
e) Trámite Electrónico: Cualquier solicitud o entrega de información que los patrones o sujetos obligados realicen ante el Instituto, por los medios previstos en el Artículo 5 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (RACERF) inherentes al cumplimiento de las obligaciones a su cargo, previstas en la Ley y sus Reglamentos.
f) Medios de comunicación electrónica: Medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto-ópticos utilizados para el intercambio de información entre los patrones y el IMSS.
MEDIOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES PATRONALES ANTE EL IMSS E INFONAVIT
Para efectos del IMSS, el artículo 3 del RACERF establece que los patrones están obligados a presentar el cumplimiento de sus obligaciones patronales contempladas en la Ley o cualquier otro reglamento en los siguientes medios:
a) Formatos impresos autorizados publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF).
b) A través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto-ópticos o de cualquier otra naturaleza, siempre que utilicen la NPIE como llave pública de sistemas criptográficos.
En el caso de que se omita presentar la información a que se refieren los párrafos anteriores, en los formatos o medios señalados, no se dará trámite a la solicitud, excepto cuando dichos formatos no se hayan publicado por el Instituto, en cuyo supuesto se realizará mediante escrito reuniendo todos y cada uno de los requisitos previstos en la Ley y este Reglamento para el cumplimiento de las obligaciones.
Cuando el último día de los plazos señalados en el RACERF para el cumplimiento de obligaciones, sea día inhábil o viernes se prorrogará el plazo hasta el día hábil siguiente. No se prorrogará el plazo para la presentación de avisos afiliatorios.
El artículo 5 del RACERF establece que los patrones y demás sujetos obligados que realicen los trámites a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos, ópticos, magneto-ópticos o de cualquier otra naturaleza, deberán utilizar el número patronal de identificación electrónica, como llave pública de sistemas criptográficos en sustitución de su firma autógrafa. Este número se tramitará de conformidad con lo establecido en el acuerdo del Consejo Técnico 43/2004 publicado el 3 de marzo de 2004 en el DOF.
El patrón o sujeto obligado deberá dar aviso oportunamente al Instituto, para efectos de su invalidación y reposición, de la pérdida o cualquier otra situación que pudiera implicar la reproducción o uso indebido de su número patronal de identificación electrónica.
Para efectos del cumplimiento de obligaciones patronales mediante el SIETC se precisa que dicha información en la que se utilice el NPIE, en sustitución de la firma autógrafa se producirán los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos firmados autógrafamente y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos.
Cuando por problemas técnicos el Instituto no pueda tener acceso a la información presentada a través los medios electrónicos requerirá al patrón o sujeto obligado nuevamente el envió de la información en un plazo no mayor de cinco días hábiles, contado a partir del requerimiento, a fin de
que se le respete la fecha de presentación original. En caso de no hacerlo se tendrá por no presentada. Por su parte, el artículo 6 del citado reglamento precisa que en todos los casos el Instituto o las oficinas autorizadas por el mismo, entregarán al patrón o sujeto obligado la constancia correspondiente del trámite realizado, ya sea en forma impresa o en cualquiera de los medios de comunicación electrónica a que se refiere la Ley; en este último caso, dicha constancia tendrá para todos los efectos legales, igual valor probatorio que la impresa.
Tratándose de la constancia que se entregue a través de los medios de comunicación electrónica, esta deberá reunir los requisitos que se establecen en el acuerdo del Consejo Técnico 43/2004; a partir de la fecha de entrega de la mencionada constancia, el patrón confirmará que la información que proporcionó al Instituto concuerda con la registrada por este, o bien, realizará las aclaraciones que procedan. En caso de que no se haya hecho ninguna aclaración, se tendrá por consentida.
De proceder la aclaración se tendrá por realizado el trámite en la fecha en que fue efectuado originalmente.
En relación con el INFONAVIT existe poca regulación; al respecto, el artículo 4 del Reglamento de Inscripción, Pago de Aportaciones y Entero de Descuentos al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (RIPAEDI), se establece que los formatos que para efectos del cumplimiento de las obligaciones patronales autorice el Instituto deberán contener la información precisa y necesaria para la identificación de patrones y trabajadores y serán publicados en el DOF.
El diseño de los formatos será establecido por el Instituto y su presentación podrá ser mediante documento, a través de medios magnéticos, digitales, electrónicos o de cualquier otra naturaleza que determine el Instituto. Estos medios son de libre reproducción.
En el artículo 5 del mismo ordenamiento se establece que el INFONAVIT podrá convenir con el IMSS los términos para la simplificación y unificación de los procesos de inscripción, para el uso y presentación de avisos y formatos a que se hace mención en el capítulo de disposiciones generales del RIPAEDI, así como para la determinación y pago de aportaciones y entero de descuentos. En todo caso, los formatos antes referidos deberán ser publicados en el DOF.
OBLIGACIONES PATRONALES SUSCEPTIBLES DE SER PRESENTADAS TOTAL O PARCIALMENTE A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS O DIGITALES
Como podremos ver no todas las obligaciones patronales pueden presentarse a través de MED; incluso, hay algunas obligaciones que se inician a través de los MED, pero su conclusión debe hacerse de forma convencional; a continuación relacionaré algunas de las obligaciones más comunes que son susceptibles de presentarse total o parcial a través de MED:
a) Obligaciones patronales que pueden ser presentadas en su totalidad a través de los medios electrónicos y digitales:
1. Inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles. (15 Frac. I LSS.)
2. Determinar las cuotas obrero-patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto. (15 Frac. III LSS.)
3. Proporcionar al Instituto los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo establecidas por esta Ley y los reglamentos que correspondan. (15 Frac. IV LSS.)
4. Las obligaciones derivadas por la subcontratación de personal tanto para quien presta el servicio como para quien lo recibe. (Art. 15-A LSS.)
5. Las empresas tendrán la obligación de revisar anualmente su siniestralidad, conforme al periodo y dentro del plazo que señale el reglamento, para determinar si permanecen en la misma prima, se disminuye o aumenta. (Art. 74 LSS.)
6. En el caso de patrones de la construcción se pueden cumplir a través del uso de medios electrónicos los siguientes avisos: Registro de obra, registro deobra subcontratada, incidencia de obra, subcontratación, cancelación de subcontratación y relación mensual de trabajadores de la construcción. (Art. 5 fracción III y 12 del ROTC.)
7. Los movimientos de afiliación de los trabajadores eventuales del campo (Art. 46 2do. Pfo. RACERF).
b) Obligaciones patronales que pueden ser presentadas parcialmente a través de los medios electrónicos:
1. Registrarse y comunicar al Instituto la suspensión, reanudación, cambio o término de actividades; clausura; cambio de nombre, denominación o razón social, domicilio; sustitución patronal, fusión, escisión o cualquier otra circunstancia que modifique los datos proporcionados al Instituto. (Art. 15 Frac I LSS y 16 RACERF.)
2. Los patrones que de conformidad con el reglamento cuenten con un promedio anual de trescientos o más trabajadores en el ejercicio fiscal inmediato anterior, están obligados a dictaminar el cumplimiento de sus obligaciones ante el Instituto por contador público autorizado, así como aquellos que no estando obligados opten por hacerlos en términos del RACERF.
3. La presentación del dictamen INFONAVIT de los patrones que opten por hacerlo.
VENTAJAS Y ÁREAS DE OPORTUNIDAD
Toda toma de decisiones tiene consecuencias, y optar por cumplir las obligaciones patronales a través de los MED no es la excepción; dentro de sus principales implicaciones encontramos las ventajas que genera y –por contra parte– las desventajas que, para fines de este trabajo, les denominaré áreas de oportunidad: por ejemplo, de las primeras tenemos:
a) Fomenta la simplificación administrativa en el cumplimiento de las obligaciones patronales.
b) Cuando se hace uso de los medios digitales en el cumplimiento de obligaciones patronales se facilita y amplía la presentación de trámites las 24 horas del día los 365 días del año.
c) Reduce los costos del cumplimiento de obligaciones fiscales.
d) Genera mayor eficiencia en la fiscalización y recaudación de las contribuciones de seguridad social.
Como áreas de oportunidad se destacan las siguientes:
a) Desarrollar una mejor infraestructura informática que permita, en primera instancia, el adecuado cumplimiento de las obligaciones fiscales y cumplir las obligaciones patronales vigentes.
b) Aprovechar el uso de los medios electrónicos y digitales para mejorar la productividad en la fiscalización por parte de las autoridades fiscalizadoras y fomentar la auto-verificación patronal del cumplimiento de sus obligaciones por medio de herramientas como el extinto ACLARANET.
c) Verificar que los programas informáticos aplicados para el cumplimiento de las obligaciones patronales se apeguen
estrictamente a lo establecido por la legislación vigente.
d) Homologar entre las autoridades fiscales los requerimientos para la instalación de sistemas requeridos para el cumplimiento de obligaciones patronales o fiscales.
e) Incrementar el número de obligaciones patronales que se puedan cumplir mediante el uso de Internet.
CONCLUSIÓN
El uso de los medios electrónicos en el cumplimiento de las obligaciones patronales, tales como medios magnéticos, electrónicos, ópticos, magneto-ópticos generan una serie de ventajas y facilidades administrativas para las partes involucradas, sobre todo, cuando se maneja un alto volumen de tramites o movimientos; sin embargo, los beneficios y las facilidades se incrementan sustancialmente cuando el cumplimiento de estas obligaciones se da a través de los medios digitales (Internet).
Respecto al tema de la regulación y certeza jurídica para el sector patronal se concluye que en materia de IMSS existe suficiente soporte legal; en relación con el INFONAVIT, es imperativo mencionar que con independencia de que en forma supletoria se le aplica el Código Fiscal de la Federación, es recomendable incluir la regulación del uso y aplicación de los MED en el reglamento de la Ley.
No debe pasar inadvertido que cuando se opta por cumplir las obligaciones patronales en los medios, objeto del presente estudio, en paralelo se debe evaluar que el medio no altere el fondo de la obligación, ya que se han detectado casos específicos donde los sistemas no contemplan las opciones para el correcto cumplimiento de obligaciones especificas; tal es el caso de los avisos de baja por dictamen de riesgo de trabajo o invalidez presentados por medio del IDSE, donde el sistema no aplica bien la fecha en que deben surtir efecto tales avisos, o bien, que la autoridad incluye en dichos programas criterios que no están sustentados plenamente en la Ley o sus Reglamentos, lo anterior sucede con la determinación de la prima de riesgo por medio del IDSE cuando la prima determinada aumenta o disminuye menos de la unidad; respecto a este último caso vale la pena mencionar que aun cuando la obligación referida no se encuentra dentro de las obligaciones que el artículo 15 de la LSS establece que se pueden presentar por MED; en la práctica, basándose en la fracción V del artículo 32 del RACERF, la autoridad permite su cumplimiento por el medio referido.
En la actualidad, podemos precisar que sigue siendo limitado el número de obligaciones patronales que pueden presentarse en su totalidad a través de MED; considero que el IMSS y el INFONAVIT deben aprovechar los avances tecnológicos para mejorar la productividad en la fiscalización de las obligaciones patronales implantando programas de
aclaración de requerimientos por medios electrónicos o digitales; lo anterior evitaría que año tras año tengamos una serie de programas de “facilidades para la regularización de adeudos fiscales” y que, en el fondo, solo buscan depurar las cuentas por cobrar tanto del IMSS como del INFONAVIT
Fuente IMCP
