Obligaciones de los contribuyentes en su caracter de retenedores

Obligaciones de los patrones en su caracter de retenedores

Las personas que retienen impuestos a terceros, además de enterar el impuesto, deben cumplir oportunamente con otras obligaciones fiscales, con lo cual además de evitarse requerimientos y sanciones, contribuyen a que las personas a las cuales le retuvieron impuestos cuenten con la información que requieren para presentar su Declaración Anual y en su caso, para que se les devuelvan oportunamente sus saldos a favor

Aquí les informamos las principales obligaciones y la forma de cumplirlas.

ENTREGAR CONSTANCIAS DE REMUNERACIONES CUBIERTAS Y DE RETENCIONES EFECTUADAS

A más tardar en febrero del año siguiente se deben entregar a los trabajadores constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas. Dichas constancias las genera el programa DIM en los siguientes anexos:

Anexo 1. Información anual de sueldos y salarios y conceptos asimilados, crédito  al salario y subsidio al empleo. En su caso se podrá utilizar el formato 37. Debe contener sello y firma del empleador que lo imprime.

Anexo 2. Información sobre pago de retenciones de ISR, IVA y IEPS (pagos por honorarios, arrendamiento de inmuebles, entre otros) en su caso se podrá utilizar la formato 37-A.

Anexo 4. Información sobre residentes en el extranjero.

Los retenedores deben asentar en la forma oficial 37 o en el anexo 1 que emita el programa DIM una leyenda en la que se señale:

• La fecha en que se presentó la DIM ante el SAT.
• El número de folio o de operación que fue asignado a dicha declaración.
• Manifestación sobre si realizó o no el cálculo anual del ISR al trabajador al que le entrega la constancia

Recuerde que la entrega oportuna de dichas constancias es indispensable para que las personas a las que les hizo pagos puedan presentar en tiempo su Declaración Anual y obtener, en su caso, la devolución de los saldos a favor de ISR que lleguen a determinar en la citada declaración.

CALCULAR EL ISR ANUAL DE LOS TRABAJADORES

Los patrones además de retener y enterar mensualmente el ISR, deben calcular el impuesto anual para cada uno de sus trabajadores. Si del cálculo anterior resulta un saldo a favor del trabajador, el patrón debe:

• Compensarlo contra retenciones del mes de diciembre y en su caso, las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario siguiente al que corresponda el saldo a favor.
• Compensar los saldos a favor de un trabajador contra las cantidades retenidas a los demás trabajadores, siempre que sean trabajadores que no estén obligados a presentar declaración anual.

Para poder compensar los saldos a favor de un trabajador contra el ISR retenido de otros trabajadores, es necesario que:

• Se trate de trabajadores que prestan sus servicios a un mismo patrón y no están obligados a presentar declaración anual.

• Que el patrón recabe los documentos que comprueben que entregó la cantidad compensada al trabajador con saldo a favor.

Si del cálculo anual resulta un saldo a cargo del trabajador, el patrón debe retener y enterar a más tardar en febrero del siguiente año de calendario de que se trate la cantidad a cargo.

No se debe realizar el cálculo anual a los trabajadores que hayan:

• Iniciado la prestación de servicios con posterioridad al 1 de enero o hayan dejado de prestar servicios antes del 1 de diciembre del año de que se trate.

• Percibido ingreso por salarios en el año que excedan de 400,000 pesos.

Comunicado por escrito al retenedor que presentarán Declaración Anual por su cuenta.

PRESENTAR DECLARACIÓN INFORMATIVA (DIM)

A más tardar el 15 de febrero del año siguiente debe presentar declaración informativa de las personas a las que en el año anterior les efectuó retenciones. La información se presenta con el programa DIM en los siguientes medios:

Magnéticos

Quienes hagan capturas de más de 1000 registros deben presentar la información en la Administración Local de Servicios al Contribuyente que les corresponda en unidad de memoria extraíble (USB) o en disco compacto, que será devuelto al contribuyente después de realizar las validaciones respectivas.

Por internet

Cuando se hagan capturas de hasta 1000 registros, la información debe enviarse por Internet a través del portal del Servicio de Administración Tributaria; en este caso, y después de capturar los datos, el programa genera un archivo para envío. Una vez que se manda la información, el SAT remite al contribuyente el acuse de recibo electrónico. El acuse se puede reimprimir en la Oficina Virtual de este Portal, para lo cual se requiere la Clave de Identificación Electrónica Confidencial actualizada o la Firma Electrónica Avanzada vigente.

INSCRIBIR A LOS TRABAJADORES

Para que los patrones puedan efectuar la inscripción en el RFC de los trabajadores éstos deben proporcionarles los datos necesarios. Cuando ya se encuentren inscritos deben comprobarles esta circunstancia. El patrón proporcionará a sus trabajadores el comprobante de la inscripción y la copia de la solicitud que haya presentado dentro de los siete días siguientes a aquél en que la haya presentado.

No obstante lo anterior, los empleadores que no los hayan inscrito ante el RFC durante el ejercicio, tendrán por cumplida la obligación de inscribir al RFC a sus trabajadores, cuando en la Declaración Informativa Múltiple (DIM) presentada señalen el RFC a diez posiciones y CURP de las citadas personas.

OTRAS OBLIGACIONES

Solicitar, a más tardar dentro del mes siguiente a aquél en que se inicie la prestación del servicio, en su caso, constancia de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas en el año por otros patrones a los trabajadores que contraten.

• Solicitar al trabajador, antes de que se efectúe el primer pago, escrito en el que notifique si presta servicios a otro empleador y éste le aplica el subsidio para el empleo, a fin de que ya no se le aplique nuevamente.

• Expedir constancias de remuneraciones cubiertas y de retenciones efectuadas, en los casos de retiro del trabajador dentro del mes siguiente a aquél en que ocurra la separación.

• Entregar, cuando corresponda, el subsidio para el empleo a los trabajadores conjuntamente con el pago de su salario.

Proporcionar a los trabajadores, en su caso, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente, constancia del total de viáticos pagados en el año, cuando se eroguen en servicio del patrón y se compruebe con documentación que reúna requisitos fiscales.

PRINCIPALES INCONSISTENCIAS DE LAS DECLARACIONES INFORMATIVAS Y CÓMO EVITARLAS

Con el fin de evitar errores en las declaraciones informativas que presentan los retenedores y que inciden en el retraso o rechazo de la devolución de los saldos a favor del ISR determinados por las personas físicas en su Declaración Anual, a continuación le damos a conocer las principales inconsistencias detectadas en dichas declaraciones informativas, así como la manera de evitarlas:

Inconsistencias	Cómo evitarlas
Presentación de declaraciones informativas fuera del plazo.	Las declaraciones informativas de pagos por salarios y conceptos asimilados, y otras retenciones del ISR. IVA e IEPS correspondientes a 2012 se deben presentar a más tardar el 15 de febrero de 2013.
El RFC del retenedor es incorrecto cuando la declaración se presenta en las Administraciones Locales de Servicios al Contribuyentes (en unidad de memoria extraíble USB o en CD cuando hayan sido capturados más de 1000 registros).	El RFC del retenedor debe coincidir con el que tiene registrado ante el SAT y con el que contienen las constancias que entrega a cada uno de los trabajadores o a las demás personas a las que les realiza pagos y les efectúa la retención correspondiente.
El retenedor presenta varias declaraciones informativas en donde relaciona por segmento a sus empleados.	Aplicar lo previsto en la regla II.2.8.4.4. de la Resolución Miscelánea.En declaraciones complementarias de la DIM se debe indicar el número de operación asignado y la fecha de presentación de la declaración que se complementa, y acompañar sólo el (los) Anexo(s) que se modifica(n), y contener tanto la información que se corrige como la que no se modificó.
Las entidades paraestatales o empresas que tienen sucursales u otros establecimientos, en ocasiones presentan la declaración informativa por cada oficina, sucursal o establecimiento.	Se debe presentar de manera global la declaración informativa ante la ALSC que corresponda al domicilio fiscal que tenga registrado ante el SAT.No se debe presentar por cada sucursal o establecimiento.
Se omite acumular la totalidad de los ingresos en el mismo anexo, por ejemplo, indemnizaciones, jubilaciones, ingresos asimilados a salarios, es decir, se presenta el anexo en varias ocasiones y de manera independiente, lo que propicia la generación de saldos a favor improcedentes.	La información de salarios, asimilados a salarios, indemnización, etcétera, se reportan en el mismo anexo de manera integral.Se debe aplicar la regla II.2.8.4.1. de la Resolución Miscelánea en estricto sentido.
En algunas declaraciones se captura el ejercicio en que se presenta la declaración y no el ejercicio al que corresponde la declaración.	En el campo de Ejercicio Fiscal se debe capturar el ejercicio al que corresponde la información que se presenta.
En algunas declaraciones informativas, se relaciona el RFC del contribuyente de manera incorrecta.	La información que se proporciona en las constancias y la que se informa al SAT a través de la DIM debe coincidir en su totalidad.Para estos efectos podrá proporcionarse el anexo 1 o el anexo 2 que genera el programa DIM.Cuando se presente declaración complementaria se debe substituir la constancia que se haya proporcionado con información incorrecta.
Los retenedores manifiestan en su declaración informativa que efectúan cálculo anual a contribuyentes, aún cuando por el monto de sus ingresos, dichos contribuyentes están obligados a presentar declaración anual.	El retenedor no debe efectuar cálculo anual a los contribuyentes que hayan obtenido ingresos anuales por  salarios que excedan de $400,000.00, conforme al artículo 116 de la Ley del Impuesto sobre la renta.
El retenedor modifica su RFC y expide constancias amparando  retenciones con el RFC anterior.	Cuando el retenedor modifique su RFC, debe verificar  que las constancias que expida contengan el RFC vigente.
El  retenedor manifiesta el RFC de los contribuyentes asalariados a diez posiciones, (sin homoclave) durante  varios ejercicios fiscales.	Los patrones deben inscribir a sus  trabajadores al RFC cuando éstos no se encuentren inscritos, debiendo proporcionar a dichas personas copia de la solicitud y comprobante de inscripción.El  RFC a 13 dígitos que proporcione el SAT al realizar el trámite de inscripción es el que debe manifestarse en la Declaración Informativa Múltiple.